Administrationschef til Institut for Statskundskab, Københavns Universitet

Har du styr på administrative processer og kan du skabe struktureret overblik og opfølgning i en travl hverdag? Har du lyst til en administrativ ledelsesopgave i et spændende forsknings- og undervisningsmiljø, hvor to dage sjældent er ens? - Så er rollen som administrationschef på Institut for Statskundskab måske noget for dig! På Institut for Statskundskab uddanner vi de kandidater, som senere vil beklæde samfundets ledende poster. Her arbejder danske og internationalt anerkendte forskere. Vi er en arbejdsplads præget af kloge hoveder og højt aktivitetsniveau, og vi har behov for stærk og serviceorienteret administrativ understøttelse til at supportere undervisning og forskning på bedste vis. Dine opgaver Som vores nye administrationschef får du en vigtig rolle ifht. at sikre den daglige drift på instituttet. Du vil skulle lede og udvikle instituttets administrative funktioner, så de understøtter instituttets behov bedst muligt. Og du vil som en tæt sparringspartner for Institutlederen understøtte arbejdet med økonomi, HR og strategiske indsatser. KU er i færd med at implementere en ny fælles administrativ organisering på tværs af universitetet. Som administrationschef får du derfor en vigtig opgave med at tilpasse og gentænke den lokale institutstabs opgaveløsning, processer og samarbejdsflader. Du skal selv trives med at drive administrative processer fra start til slut - det er en rolle, hvor du både leder og selv løser opgaver. Derudover skal instituttet som del af Det Samfundsvidenskabelige Fakultet flytte til KU’s Søndre Campus på Islands Brygge inden for en kortere årrække. Du vil således - i samarbejde med instituttets øvrige ledelse - skulle styre instituttet igennem flere større forandringsprocesser i de kommende år. Konkret får du ansvaret for at: Understøtte institutlederen (planlægning, opfølgning, sparring, strategioplæg mv.) Facilitere instituttets administrative processer: ansættelser, mødefora, APV, hørringsprocesser, budget mv. Lede og organisere arbejdet for sekretariatets medarbejdere (2 AC’ere og 2 HK’ere samt instituttets studentermedhjælpere) Sikre at sekretariatet understøtter forskernes faglige aktiviteter (fx seminarer, workshops, ph.d.-forsvar og rejser samt sociale aktiviteter på instituttet) Repræsentere instituttet i diverse administrative KU-fora Etablere nye effektive arbejdsgange med KUs fælles administration – herunder opbygge ny praksis for partnersamarbejde til nøglefunktioner såsom HR, økonomi og uddannelsesadministration Din profil For at blive en succes i rollen forestiller vi os, at du foruden en relevant kandidatuddannelse: Har erfaring med ledelse – og gerne personaleansvar i den offentlige sektor Har erfaring med sekretariatsarbejde og ledelsesbetjening Har kendskab til budgetstyring og økonomiopfølgning i den offentlige sektor Er god til tal og Excel Er relationelt stærk og formår at bygge broer mellem forskellige personalekategorier – både i organisationen (institut, fakultet, KU) og til eksterne stakeholders Forstår og motiveres af universitetets akademiske miljø og har blik for kerneopgavernes særlige karakter Arbejder struktureret, er god til at skabe overblik, organisere og følge systematisk op Tager ejerskab og er garant for at de administrative processer kommer i mål Er rolig og serviceorienteret Kommunikerer godt på både dansk og engelsk Din baggrund kan både være både være fra kommune, stat, uddannelsesinstitution, interesseorganisation mv. Vi anser det som positivt, hvis du har erfaring med det danske og internationale forskningsfinansieringslandskab og/eller det videregående uddannelsesområde, men det er ikke en forudsætning for at komme i betragtning til stillingen. Om arbejdspladsen Instituttet har ca. 2000 studerende fordelt på vores BA og MA uddannelser. Samtidig har instituttet danske og internationale forskere, som leverer forskning i europæisk særklasse. Instituttet har ca. 100 videnskabeligt ansatte, herunder professorer, lektorer, seniorforskere, postdocs, ph.d.-studerende og videnskabelige assistenter. Hertil kommer et antal gæsteforskere og eksternt tilknyttede undervisere. Forskerne arbejder ofte på eksternt finansierede projekter inden for bl.a. demokrati, sikkerhed, konflikt, velfærd, politisk adfærd og offentlig forvaltning Læs mere om instituttet. Institut for Statskundskab hører ind under det Det Samfundsvidenskabelige Fakultet Fakultetet holder til på det gamle kommunehospital ved søerne midt i København. Læs mere om SAMF Det Samfundsvidenskabelige Fakultet – Københavns Universitet. Københavns Universitet er Danmarks største universitet med 40.000 studerende, 10.000 medarbejdere og en årlig omsætning på 9 mia. kr. KU’s ambition er at være blandt verdens bedste universiteter målt på forskningskvalitet, intellektuel kreativitet og uddannelse. Læs mere om KU Københavns Universitet - Københavns Universitet Løn- og ansættelsesvilkår Stillingen besættes efter gældende overenskomst mellem Skatteministeriet og eller AC-overenskomst med indplacering som chefkonsulent med personaleledelse. Eller fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det statslige Område og efter organisationsaftalen mellem finansministeriet og HK stat indplacering i løngruppe 4. Der er mulighed for forhandling af tillæg efter kvalifikationer. Processens forløb Er du interesseret i stillingen som administrationschef på Institut for Statskundskab, skal du sende en ansøgning med bilag via KU's jobportal - klik på ’Søg stillingen’ nederst i opslaget. Ansøgningen skal være bilagt CV og dokumentation for relevant uddannelse, erfaring mv. Ansøgningsfristen er søndag den 27. september 2026. Første samtalerunde afholdes den 6. og 7. oktober 2026 og eventuel anden samtalerunde den 20. oktober 2024. Tiltrædelse forventes 1. december 2026 eller snarest muligt derefter. Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte institutleder Signe Pihl-Thingvad på mail: spt@ifs.ku.dk. Universitetet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle kvalificerede kandidater til at søge stillingen uanset personlig baggrund. Københavns Universitet (KU) er i gang med at implementere en ny fælles administrativ organisering og nye arbejdsgange, som medfører forandringer de kommende