Serviceminded Administrativ Koordinator søges i Vejle

På vegne af vores kunde i Vejle, søger vi en Administrativ Koordinator. Vi har mange velfungerende administrative processer, men det er afgørende for os, at du trives med fingrene i mulden og motiveres af at få de praktiske ender til at mødes. Din primære opgave bliver den daglige, praktiske drift af kontoret, hvor du fungerer som den ultimative vært/værtinde for både kollegaer, kunder og samarbejdspartnere. I de første 3 måneder bliver din vigtigste opgave at skabe struktur, overtage de faste daglige rutiner og hurtigt blive en naturlig og uundværlig "fikser" for både ledelsen og resten af organisationen. Praktisk information: Arbejdssted: Vejle (samt vores kontor i Greve 1-2 gange om måneden) Opstart: Hurtigst muligt Ansættelse: Fastansættelse, fuldtid Ansøgning: Send dit CV og ansøgning til vejle-u@jobteam.dk. Har du spørgsmål, kan du ringe på 55667344 Arbejdsopgaver Dine opgaver spænder bredt, men stjernen i din arbejdsdag er den praktiske kontordrift, den gode service og koordineringen. Du vil få en udpræget "fikser-rolle", hvor du løser de udfordringer, der opstår i løbet af dagen. Der er i høj grad tale om en "Blæksprutte" stilling, med en meget bred vifte af praktiske såvel som administrative opgaver. Dine ansvarsområder inkluderer: Daglig drift og indkøb: Handle ind, bestille forbrugsvarer og kontorartikler, og generelt sikre at kontoret altid fremstår skarpt og indbydende Vært/værtinde: Tage varmt imod kunder, gæster og samarbejdspartnere. Du er kontorets ansigt udadtil og yder altid support med et smil Rejsebooking: Planlægge og booke transport, hoteller og rejser for dine kollegaer Ledelsesstøtte og koordinering: Håndtere leders tidsplaner, kalendere og aftaler Kultur og trivsel: Du har en bred kontaktflade og støtter op om den lette del af HR – eksempelvis introduktion af nye medarbejdere, organisering af firmaarrangementer og at sikre det generelle velbefindende på kontoret Leverandørkontakt: Håndtere kontrakt- og prisforhandlinger med kontorleverandører og serviceudbydere, samt sikre at alt faktureres rettidigt IT-koordinering: Fungere som bindeled til vores internationale it-afdeling og eksterne leverandører vedrørende kontorudstyr Administration: Udarbejde PowerPoint-præsentationer og supportere andre afdelinger med administrative opgaver efter behov Faglige Kvalifikationer Du har gerne erfaring fra en lignende administrativ og praktisk orienteret rolle, hvor du har været vant til at få en arbejdsplads til at fungere Du taler og skriver flydende dansk Du har gode engelskkundskaber, da koncernsproget er engelsk, og du vil have en international kontaktflade Du kan bruge IT-systemer, særligt Office-pakken og PowerPoint Personlige kvalifikationer Udadvendt og social: Du er typen, der kan tale med alle. Du tager gerne "bordet rundt om fredagen" for at mærke stemningen og tjekke ind hos dine kollegaer Eminent vært/værtinde: Du er enormt serviceorienteret og brænder for at give gæster og kollegaer en god oplevelse Fikser-genet: Du er selvkørende, ser af dig selv hvad der skal gøres, og tager initiativet til at få det løst – uanset om det er praktisk eller administrativt Struktureret og proaktiv: Du er på forkant med tingene og har et naturligt overblik, selv når det går stærkt Omstillingsparat: Du trives i et miljø med et højt tempo, hvor dagene sjældent er ens, og hvor du har frihed under ansvar Særlige forhold Kontoret og miljøet: Vi er 14 medarbejdere i Danmark. Miljøet er uformelt, ambitiøst og præget af korte beslutningsveje. Vi hjælper hinanden på tværs, og her er en høj grad af tillid Arbejdstid og tilstedeværelse: Arbejdstiden er 37 timer om ugen. Da rollen i høj grad er bygget op omkring praktisk drift, værtskab og interne kontaktflader, forventes det, at du er fysisk til stede på kontoret Kørsel til Greve: Der vil være behov for at besøge vores kontor i Greve et par gange om måneden Ansøgningsprocessen Lyder stillingen som det helt rette match for dig? Send dit CV og din ansøgning til: vejle-u@jobteam.dk Har du spørgsmål til stillingen eller rekrutteringsprocessen, er du meget velkommen til at ringe til os på telefon: 55667344 Vi afholder samtaler løbende, så send gerne din ansøgning hurtigst muligt. Bemærk: Den officielle stillingsbetegnelse i vores systemer vil være Office Manager.